Jadwal kerja perawat tidak selalu berjalan sesuai rencana. Ketika jumlah tenaga terbatas, satu orang yang tidak masuk kerja dapat memengaruhi jadwal satu tim. Kondisi ini bisa terjadi ketika ada perawat yang sakit, izin, mengikuti pelatihan, atau mengambil cuti.
Masalahnya, ketika seorang perawat cuti, rekan kerja yang tetap masuk bisa saja harus melakukan backup. Jadwal shift berubah, hari libur bergeser, bahkan beban kerja dapat bertambah.
Situasi seperti ini kemudian menimbulkan pertanyaan: kalau jadwal kerja perawat berantakan karena ada rekan yang cuti, siapa yang sebenarnya harus bertanggung jawab?
Persoalannya tidak sesederhana menyalahkan perawat yang mengambil cuti. Di sisi lain, rekan kerja yang harus menanggung perubahan jadwal juga wajar jika merasa keberatan. Karena itu, persoalan ini perlu dilihat dari bagaimana jadwal kerja perawat disusun dan bagaimana manajemen mengantisipasi kekurangan tenaga.
Kenapa Cuti Satu Perawat Bisa Memengaruhi Jadwal Satu Tim?
Dalam sistem kerja shift, jumlah tenaga pada setiap waktu harus disesuaikan dengan kebutuhan pelayanan. Ketika satu perawat tidak masuk, komposisi tenaga yang tersedia otomatis berubah.
Terlebih jika sebuah klinik atau unit pelayanan memiliki jumlah perawat yang terbatas. Tidak adanya satu orang saja bisa membuat jadwal yang sebelumnya sudah disusun harus diatur kembali.
Beberapa kondisi yang mungkin terjadi antara lain:
- perawat lain diminta melakukan backup;
- jadwal shift harus ditukar;
- hari libur mengalami perubahan;
- ada tambahan shift;
- pembagian tenaga dalam satu shift berubah;
- beban kerja perawat yang masuk menjadi lebih besar.
Karena itu, jadwal kerja perawat seharusnya tidak hanya dibuat berdasarkan siapa yang tersedia, tetapi juga mempertimbangkan kemungkinan adanya tenaga yang tidak masuk.
Perawat yang Cuti atau Sistem Jadwal yang Bermasalah?
Ini merupakan bagian yang sering menimbulkan perdebatan di antara rekan kerja.
Ketika jadwal menjadi kacau setelah seseorang mengambil cuti, mudah untuk menganggap bahwa orang yang cuti adalah penyebab masalah. Padahal, jika cuti tersebut sudah mendapatkan persetujuan dari pihak yang berwenang di tempat kerja, persoalannya bukan lagi sekadar apakah seseorang boleh mengambil cuti.
Yang perlu dilihat adalah bagaimana kebutuhan tenaga selama periode cuti tersebut dipenuhi.
Perawat yang mengambil cuti tentu memiliki kepentingan untuk menggunakan waktu istirahatnya. Sementara itu, perawat yang tetap bekerja juga memiliki kepentingan agar beban kerja dan jadwal dinasnya tetap dapat dikelola dengan baik.
Keduanya tidak harus dipertentangkan.
Jika setiap kali ada satu orang cuti jadwal langsung berantakan, hal tersebut dapat menjadi tanda bahwa sistem staffing atau penyusunan jadwal kerja memang memiliki ruang untuk diperbaiki.
Apakah Wajar Rekan Kerja Keberatan karena Harus Backup?
Wajar jika perawat merasa keberatan ketika perubahan jadwal membuat beban kerjanya bertambah.
Namun, penting untuk membedakan antara keberatan terhadap beban kerja dan keberatan terhadap orang yang mengambil cuti.
Misalnya:
“Saya keberatan karena mendapat tambahan shift beberapa kali setelah ada perubahan jadwal.”
Pernyataan tersebut membicarakan kondisi kerja.
Berbeda dengan:
“Dia tidak seharusnya mengambil cuti karena membuat kami repot.”
Pernyataan kedua menjadikan rekan yang sedang cuti sebagai sumber utama masalah.
Dalam situasi kerja, akan lebih konstruktif jika pembicaraan diarahkan pada jadwal, kebutuhan tenaga, dan solusi backup.
Dengan begitu, keluhan tetap dapat disampaikan tanpa harus membuat hubungan antaranggota tim menjadi buruk.
Siapa yang Bertanggung Jawab Mengatur Jadwal Kerja Perawat?
Jadwal kerja perawat merupakan bagian dari pengelolaan operasional pelayanan. Karena itu, ketika ada perubahan jumlah tenaga akibat cuti atau ketidakhadiran lainnya, perlu ada pihak yang mengatur kembali kebutuhan shift.
Pengaturan tersebut dapat mencakup:
- memastikan setiap shift memiliki tenaga yang dibutuhkan;
- menyesuaikan jadwal ketika ada perawat yang tidak masuk;
- mengatur tenaga pengganti jika tersedia;
- mengatur pertukaran shift;
- membagi kebutuhan backup;
- memastikan perubahan jadwal dikomunikasikan kepada tim.
Dengan demikian, perawat yang mengambil cuti tidak seharusnya menjadi pihak yang harus menyelesaikan persoalan staffing sendirian.
Begitu pula sebaliknya, perawat yang masuk tidak seharusnya selalu menjadi pihak yang menanggung kekurangan tenaga tanpa adanya pengaturan yang jelas.
Bagaimana Seharusnya Backup Perawat yang Cuti Diatur?
Backup merupakan salah satu bagian penting dalam pengelolaan jadwal kerja perawat.
Idealnya, kebutuhan backup sudah dipertimbangkan sejak jadwal cuti diketahui. Jangan sampai ketika hari cuti sudah tiba, tim baru mencari siapa yang bisa menggantikan.
Beberapa hal yang dapat diperhatikan dalam penyusunan backup antara lain:
1. Melihat kebutuhan setiap shift
Tidak semua shift memiliki kebutuhan tenaga yang sama. Pengaturan backup perlu melihat kebutuhan pelayanan pada waktu tersebut.
2. Membagi beban secara merata
Jika tambahan shift memang diperlukan, pembagiannya sebaiknya tidak selalu diberikan kepada orang yang sama.
3. Mempertimbangkan jadwal yang sudah ada
Perubahan jadwal sebaiknya tetap memperhatikan jadwal kerja dan waktu istirahat yang sudah direncanakan.
4. Menentukan mekanisme pertukaran shift
Jika fasilitas kesehatan memperbolehkan pertukaran shift, prosedurnya perlu diketahui oleh seluruh anggota tim agar tidak terjadi miskomunikasi.
5. Menyiapkan alternatif ketika tenaga tidak mencukupi
Jika jumlah tenaga memang tidak memungkinkan untuk menutup kebutuhan hanya dengan mengubah jadwal internal, manajemen perlu mempertimbangkan alternatif staffing yang tersedia.
Jangan Sampai Perawat yang Sama Terus-Menerus Menjadi Backup
Masalah yang sering muncul bukan hanya karena ada perawat yang cuti, tetapi karena beban backup selalu diberikan kepada orang yang sama.
Misalnya, setiap kali ada rekan yang tidak masuk, perawat tertentu selalu diminta menggantikan karena dianggap lebih mudah diajak berkoordinasi.
Jika berlangsung terus-menerus, kondisi tersebut dapat membuat pembagian beban kerja menjadi tidak seimbang.
Tanda yang perlu diperhatikan antara lain:
- orang yang sama sering mendapat tambahan shift;
- jadwal libur sering berubah;
- pertukaran shift semakin sering terjadi;
- perawat tertentu lebih sering diminta masuk pada hari yang seharusnya libur;
- perubahan jadwal menjadi hal yang terus berulang.
Jika kondisi tersebut terus terjadi, masalahnya sudah bukan sekadar satu orang yang mengambil cuti. Sistem penyusunan jadwal dan kebutuhan staffing perlu dievaluasi.
Bagaimana Jika Jadwal Kerja Perawat Berubah Mendadak?
Perubahan jadwal bisa terjadi karena berbagai kondisi operasional. Namun, perubahan yang terlalu sering atau tidak dikomunikasikan dengan baik dapat menimbulkan masalah bagi perawat.
Ketika mendapatkan perubahan jadwal, perawat dapat melakukan beberapa hal:
- memastikan perubahan tersebut memang berasal dari pihak yang berwenang;
- mencatat jadwal sebelum dan sesudah perubahan;
- memastikan siapa yang bertanggung jawab atas shift tersebut;
- mengomunikasikan jika ada kendala;
- mengikuti prosedur pertukaran shift yang berlaku di tempat kerja.
Jika perubahan jadwal membuat beban kerja menjadi terlalu berat, sampaikan persoalannya secara spesifik.
Misalnya:
“Setelah ada perubahan jadwal, saya mendapat tambahan dua shift dalam periode ini. Apakah pembagian backup dapat dievaluasi kembali agar lebih merata?”
Komunikasi seperti ini lebih mudah dibahas karena fokus pada data dan kondisi kerja, bukan pada konflik personal.
Bagaimana Cara Menyampaikan Komplain tentang Jadwal Kerja?
Komplain mengenai jadwal bukan berarti menolak hak rekan kerja untuk mengambil cuti.
Yang perlu disampaikan adalah dampak perubahan jadwal terhadap pekerjaan.
Hindari pendekatan seperti:
“Kenapa dia boleh cuti selama itu? Kita yang jadi susah.”
Lebih baik sampaikan:
“Dengan adanya cuti tersebut, beberapa shift harus ditutup dengan tambahan backup. Saya mendapat tambahan shift beberapa kali dan jadwal libur ikut berubah. Apakah ada opsi lain untuk mengatur kebutuhan tenaga selama periode tersebut?”
Perbedaan cara menyampaikan ini cukup penting.
Kalimat pertama berpotensi membuat masalah menjadi konflik antarpegawai. Kalimat kedua membuka ruang untuk membicarakan solusi bersama.
Kalau Satu Orang Cuti Saja Membuat Jadwal Berantakan, Apa Artinya?
Kondisi ini dapat menjadi tanda bahwa jumlah tenaga yang tersedia sangat terbatas atau jadwal kerja dibuat dengan ruang cadangan yang kecil.
Bukan berarti setiap fasilitas kesehatan harus memiliki tenaga berlebih. Namun, semakin bergantung sebuah jadwal pada jumlah tenaga minimum, semakin besar dampak yang muncul ketika ada satu orang yang tidak masuk.
Dalam kondisi seperti ini, manajemen perlu melihat kembali:
- kebutuhan tenaga setiap shift;
- pola cuti dan izin;
- frekuensi perubahan jadwal;
- distribusi tambahan shift;
- penggunaan tenaga pengganti;
- beban kerja masing-masing perawat.
Dengan evaluasi tersebut, masalah yang awalnya terlihat sebagai “gara-gara satu orang cuti” dapat dilihat secara lebih objektif sebagai persoalan pengaturan jadwal dan staffing.
Jadwal Kerja Perawat Bukan Sekadar Mengisi Shift
Tujuan utama membuat jadwal kerja perawat bukan hanya memastikan setiap shift memiliki nama yang terisi.
Jadwal juga perlu menjadi alat untuk mengatur pembagian pekerjaan secara terencana.
Karena itu, ketika ada perubahan seperti cuti, sakit, atau izin, yang perlu dipikirkan bukan hanya:
“Siapa yang bisa menggantikan?”
Tetapi juga:
“Bagaimana kebutuhan pelayanan tetap terpenuhi tanpa membuat beban kerja menjadi tidak seimbang?”
Pertanyaan kedua inilah yang lebih penting dalam pengelolaan jadwal kerja perawat.
Jadi, Siapa yang Harus Bertanggung Jawab?
Jika seorang perawat mengambil cuti yang telah disetujui, tidak tepat jika seluruh persoalan staffing kemudian dibebankan kepada orang tersebut.
Namun, perawat yang tetap bekerja juga tidak seharusnya mengabaikan dampak ketika tambahan shift dan perubahan jadwal membuat beban kerja menjadi berat.
Dalam konteks pekerjaan, persoalan utamanya adalah bagaimana jadwal kerja perawat dan kebutuhan tenaga dikelola ketika ada anggota tim yang tidak masuk.
Perawat dapat menyampaikan keberatan mengenai beban kerja. Manajemen atau pihak yang bertanggung jawab atas jadwal perlu mencari pengaturan yang memungkinkan pelayanan tetap berjalan.
Dengan kata lain, cuti seseorang dan beban kerja rekan kerja tidak harus menjadi dua hal yang saling bertentangan.
Yang perlu diperbaiki ketika jadwal terus-menerus berantakan adalah sistemnya.
Kesimpulan
Jadwal kerja perawat memang dapat berubah ketika ada anggota tim yang cuti. Terutama di klinik atau unit dengan jumlah tenaga yang terbatas, satu orang tidak masuk dapat memberikan dampak langsung terhadap pembagian shift.
Merasa keberatan karena harus mendapat tambahan beban kerja juga merupakan persoalan yang layak dibicarakan. Namun, pembicaraan tersebut sebaiknya diarahkan pada jadwal kerja, pembagian backup, beban kerja, dan kebutuhan staffing, bukan menjadikan rekan yang sedang cuti sebagai satu-satunya pihak yang disalahkan.
Karena pada akhirnya, perawat berhak mendapatkan waktu istirahat, sementara perawat yang tetap bekerja juga membutuhkan jadwal dan beban kerja yang dapat dikelola dengan baik.
Jika satu orang cuti selalu membuat jadwal seluruh tim berantakan, mungkin yang perlu diperiksa bukan hanya siapa yang mengambil cuti, tetapi juga bagaimana jadwal kerja perawat selama ini disusun.
Pingback: Perawat Cuti, Rekan Kerja Harus Backup: Apakah Itu Wajar? - Hirenakes.com