Salah satu kekhawatiran yang sering muncul ketika fresh graduate mendapatkan pekerjaan pertama adalah takut terlihat tidak profesional.
Takut salah bicara dengan atasan.
Takut terlalu sering bertanya.
Takut tidak tahu harus melakukan apa.
Takut dianggap tidak punya inisiatif.
Bahkan, ada yang merasa harus terlihat pintar dan selalu tahu jawabannya sejak hari pertama.
Padahal, menjadi profesional bukan berarti harus langsung mengetahui semuanya.
Ketika baru memasuki dunia kerja, kamu memang membutuhkan waktu untuk memahami pekerjaan, lingkungan, aturan, dan kebiasaan di tempat tersebut.
Kalau kamu masih merasa gugup menghadapi pekerjaan pertama, kamu juga bisa membaca pembahasan tentang fresh graduate menghadapi dunia kerja untuk memahami kenapa proses adaptasi tidak harus berlangsung secara instan.
Lalu, seperti apa sebenarnya sikap profesional yang perlu dimiliki fresh graduate?
Profesional Bukan Berarti Harus Langsung Bisa
Bayangkan kamu baru masuk perusahaan.
Di hari pertama, ada banyak istilah yang belum kamu pahami. Kamu belum mengenal semua anggota tim. Kamu belum tahu alur persetujuan dokumen. Bahkan kamu mungkin masih mencari tahu di mana file pekerjaan disimpan.
Apakah kondisi tersebut membuatmu tidak profesional?
Tidak.
Kamu adalah orang baru.
Ada perbedaan antara tidak mengetahui sesuatu karena memang belum pernah mempelajarinya dan tidak mau berusaha mengetahui sesuatu.
Sebagai fresh graduate, kamu tidak dituntut untuk mengetahui seluruh sistem perusahaan sejak hari pertama.
Yang perlu ditunjukkan adalah kemauan untuk belajar dan kemampuan untuk bertanggung jawab terhadap pekerjaan yang diberikan.
1. Datang dengan Kemauan untuk Belajar
Sikap profesional yang paling dasar bagi fresh graduate adalah tidak merasa sudah mengetahui semuanya.
Dengarkan ketika senior menjelaskan.
Catat hal penting.
Perhatikan bagaimana pekerjaan dilakukan.
Baca dokumentasi atau SOP yang diberikan.
Kalau ada sesuatu yang belum dipahami, cari tahu.
Kamu tidak harus menunjukkan bahwa kamu paling pintar di ruangan.
Pada tahap awal, jauh lebih penting menunjukkan bahwa kamu bisa belajar dan berkembang.
2. Jangan Takut Bertanya kepada Senior
Bertanya merupakan bagian dari proses belajar.
Namun, ada cara bertanya yang membuatmu terlihat lebih siap.
Hindari pertanyaan yang terlalu umum seperti:
“Kak, ini gimana?”
Coba jelaskan konteksnya:
“Kak, saya sudah mengikuti langkah yang ada di SOP sampai bagian ini. Tapi hasilnya berbeda dari contoh. Apakah saya melewatkan langkah tertentu?”
Dengan cara tersebut, senior tahu bahwa kamu sudah mencoba memahami masalahnya.
Bukan berarti kamu tidak boleh bertanya ketika benar-benar tidak tahu apa-apa. Hanya saja, biasakan memberikan konteks ketika memungkinkan.
3. Catat Instruksi yang Diberikan
Bayangkan atasan menjelaskan lima hal sekaligus.
Kamu mengangguk dan merasa bisa mengingat semuanya.
Dua jam kemudian, kamu lupa detail nomor tiga.
Daripada terus meminta atasan mengulangi hal yang sama, biasakan mencatat.
Catat setidaknya:
- apa yang harus dikerjakan;
- deadline;
- format yang digunakan;
- siapa yang perlu menerima hasilnya;
- hal khusus yang perlu diperhatikan.
Membawa catatan kecil atau menggunakan aplikasi pencatat di laptop maupun ponsel bisa sangat membantu.
Selain mengurangi kemungkinan lupa, kebiasaan ini juga membuat proses kerja lebih teratur.
4. Kalau Tidak Paham Instruksi, Lakukan Klarifikasi
Salah satu kesalahan yang bisa dilakukan fresh graduate adalah mengangguk walaupun sebenarnya belum memahami instruksi.
Mungkin karena takut terlihat tidak mengerti.
Padahal, klarifikasi justru bisa mencegah kesalahan.
Misalnya:
“Saya ingin memastikan dulu supaya hasilnya sesuai. Untuk tugas ini, berarti saya menyelesaikan bagian A terlebih dahulu, kemudian dikirim ke Kakak untuk direview, benar ya?”
Dengan mengklarifikasi, kamu dan atasan memiliki pemahaman yang sama mengenai pekerjaan tersebut.
Ini jauh lebih baik daripada menebak-nebak.
5. Berikan Update Pekerjaan
Jangan selalu menunggu sampai pekerjaan selesai untuk memberi tahu kondisi pekerjaan.
Jika tugas membutuhkan waktu beberapa hari, berikan update ketika memang diperlukan.
Misalnya:
“Kak, untuk laporan yang kemarin saat ini sudah sekitar 70%. Data utama sudah selesai, tinggal pengecekan bagian terakhir. Kalau tidak ada kendala, saya selesaikan sore ini.”
Update sederhana seperti ini membantu atasan mengetahui perkembangan pekerjaanmu.
Terlebih jika ada kendala, jangan menunggu sampai deadline lewat.
Sampaikan lebih awal.
6. Kalau Ada Masalah, Jangan Menghilang
Ketika pekerjaan mengalami kendala, respons yang buruk bukan sekadar melakukan kesalahan.
Salah satu masalah yang lebih serius adalah diam ketika masalah sudah diketahui.
Misalnya deadline besok, tetapi kamu menemukan data yang dibutuhkan belum tersedia.
Jangan menunggu sampai besok pagi.
Komunikasikan:
“Kak, saya menemukan data bulan lalu belum tersedia di folder. Saya sudah coba cek folder A dan B. Apakah ada sumber lain yang bisa saya gunakan?”
Dengan begitu, masalah bisa dicari solusinya bersama sebelum mengganggu deadline.
7. Belajar Menerima Feedback
Fresh graduate mungkin akan mendapatkan banyak koreksi.
Cara penulisan perlu diperbaiki.
Format laporan salah.
Cara menyampaikan sesuatu kurang tepat.
Pekerjaan belum sesuai ekspektasi.
Jangan langsung menganggap semua feedback sebagai serangan pribadi.
Coba lihat feedback sebagai informasi:
“Apa yang bisa saya lakukan dengan lebih baik?”
Misalnya atasan mengatakan:
“Laporan ini terlalu panjang. Coba buat lebih ringkas dan fokus pada angka yang penting.”
Daripada hanya berpikir:
“Berarti laporan saya jelek.”
Lebih berguna kalau kamu mengambil pelajarannya:
“Berarti untuk laporan berikutnya saya perlu lebih fokus pada informasi utama.”
8. Jangan Takut Mengakui Kalau Belum Tahu
Ada situasi ketika kamu memang tidak tahu jawabannya.
Tidak perlu mengarang jawaban hanya supaya terlihat pintar.
Kamu bisa mengatakan:
“Saya belum tahu mengenai bagian tersebut. Saya coba cari informasinya dulu, kemudian saya kabari.”
Atau:
“Saya belum pernah mengerjakan bagian itu sebelumnya. Boleh saya pelajari dulu?”
Jujur mengenai keterbatasan pengetahuan jauh lebih baik daripada memberikan informasi yang tidak benar.
Tentu, setelah mengatakan belum tahu, lanjutkan dengan usaha untuk mencari tahu.
Belum tahu bukan masalah. Tidak mau mencari tahu yang perlu diperbaiki.
9. Pahami Etika Komunikasi di Tempat Kerja
Setiap perusahaan memiliki budaya yang berbeda.
Ada kantor yang komunikasinya formal.
Ada yang lebih santai.
Ada yang terbiasa menggunakan chat untuk hampir semua hal.
Ada juga yang memiliki prosedur komunikasi yang cukup ketat.
Karena itu, amati bagaimana orang-orang di dalam tim berkomunikasi.
Perhatikan:
- bagaimana menyapa atasan;
- kapan menggunakan chat dan email;
- kapan perlu melakukan meeting;
- bagaimana menyampaikan permintaan;
- bagaimana memberikan update;
- bagaimana menyampaikan ketidaksetujuan.
Tidak perlu langsung mengubah kepribadianmu.
Kamu hanya perlu memahami konteks profesional tempatmu bekerja.
10. Jangan Terlalu Pasif, Tapi Jangan Asal Mengambil Keputusan
Fresh graduate sering berada di antara dua kekhawatiran.
Kalau terlalu banyak bertanya, takut dianggap tidak punya inisiatif.
Kalau terlalu banyak mengambil keputusan sendiri, takut salah.
Solusinya adalah memahami batas kewenanganmu.
Untuk hal yang sederhana dan sudah jelas prosedurnya, kamu bisa mengambil tindakan.
Untuk hal yang memiliki dampak besar atau belum pernah kamu kerjakan, lebih baik melakukan konfirmasi.
Misalnya:
“Untuk perubahan kecil di format laporan saya bisa langsung sesuaikan. Tapi untuk perubahan angka utama, apakah perlu saya konfirmasi dulu sebelum revisi?”
Dengan cara ini, kamu tetap menunjukkan inisiatif tanpa bertindak di luar tanggung jawab yang diberikan.
11. Tepat Waktu dan Menepati Komitmen
Hal sederhana seperti datang tepat waktu, memenuhi deadline, dan memberi kabar ketika ada kendala merupakan bagian penting dari profesionalisme.
Tidak harus selalu sempurna.
Tetapi ketika kamu sudah mengatakan:
“Saya selesaikan besok.”
maka usahakan benar-benar menyelesaikannya.
Kalau ternyata ada kendala yang membuat deadline tidak mungkin terpenuhi, komunikasikan secepat mungkin.
Jangan menghilang sampai deadline lewat.
Kepercayaan di tempat kerja dibangun dari banyak hal kecil yang dilakukan secara konsisten.
12. Jangan Berusaha Terlihat Sibuk
Ada perbedaan antara bekerja produktif dan sekadar terlihat sibuk.
Kamu tidak harus terus membuka laptop, membalas semua chat dalam hitungan detik, atau mengambil semua pekerjaan untuk membuktikan bahwa kamu rajin.
Lebih penting memahami:
Apa yang harus dikerjakan?
Mana yang menjadi prioritas?
Kapan harus selesai?
Apa hasil yang diharapkan?
Dengan memahami empat hal tersebut, kamu bisa mengelola pekerjaan dengan lebih baik.
Apa yang Sebaiknya Dilakukan di Minggu Pertama Kerja?
Kalau kamu baru masuk kerja, jangan terlalu membebani diri dengan target untuk langsung terlihat hebat.
Fokus pada beberapa hal sederhana.
Hari-hari awal
Kenali anggota tim.
Pahami tugas dan tanggung jawabmu.
Pelajari tools yang digunakan.
Catat istilah yang belum kamu pahami.
Perhatikan budaya komunikasi di kantor.
Setelah mulai mendapatkan tugas
Pastikan kamu memahami instruksinya.
Catat deadline.
Tanyakan hal yang belum jelas.
Kerjakan sesuai prioritas.
Berikan update jika diperlukan.
Setelah beberapa minggu
Mulai identifikasi pekerjaan yang sudah bisa kamu lakukan sendiri.
Catat bagian yang masih sulit.
Minta feedback.
Perbaiki kesalahan yang berulang.
Dengan pola tersebut, kamu tidak perlu memikirkan bagaimana caranya terlihat profesional dalam satu hari.
Kamu membangunnya sedikit demi sedikit.
Contoh Sikap Profesional yang Sederhana
Profesionalisme sering kali terlihat dari hal-hal yang sangat sederhana.
Misalnya:
Belum paham:
“Maaf Kak, saya belum memahami bagian ini. Boleh dijelaskan sekali lagi?”
Butuh klarifikasi:
“Saya ingin memastikan deadline-nya Jumat pukul 15.00, benar ya?”
Mengalami kendala:
“Saya sudah mencoba dua cara, tetapi masih mengalami kendala di bagian ini.”
Mendapat feedback:
“Baik, saya catat. Untuk pekerjaan berikutnya akan saya perbaiki.”
Tidak bisa memenuhi deadline:
“Ada kendala pada data yang saya butuhkan sehingga pekerjaan belum bisa selesai sesuai target. Saya perkirakan selesai besok pagi. Apakah waktu tersebut masih memungkinkan?”
Kalimat-kalimat tersebut mungkin terlihat sederhana.
Namun, kemampuan menyampaikan informasi dengan jelas adalah bagian penting dari kehidupan profesional.
Kamu Tidak Harus Berpura-pura Sudah Berpengalaman
Salah satu jebakan yang bisa dialami fresh graduate adalah berusaha terlalu keras untuk terlihat seperti orang yang sudah berpengalaman.
Padahal, tidak ada yang salah dengan menjadi orang baru.
Kamu boleh belum tahu.
Kamu boleh bertanya.
Kamu boleh membutuhkan arahan.
Yang penting, jangan berhenti pada ketidaktahuan tersebut.
Belajar.
Coba.
Dengarkan feedback.
Perbaiki.
Lalu coba lagi.
Lama-kelamaan, hal yang dulu membuatmu bingung akan menjadi rutinitas.
Dulu kamu harus bertanya bagaimana cara membuat laporan.
Beberapa bulan kemudian, kamu mungkin sudah bisa membuatnya tanpa bantuan.
Dulu kamu takut menghubungi senior.
Lama-kelamaan kamu tahu kapan harus bertanya dan bagaimana cara menyampaikannya.
Itulah proses menjadi profesional.
Jadi, Bagaimana Seharusnya Fresh Graduate Bersikap Profesional?
Kamu tidak perlu menjadi orang yang paling pintar di ruangan.
Kamu juga tidak perlu berpura-pura tahu semua hal.
Sebagai fresh graduate, fokuslah pada hal-hal yang bisa kamu kendalikan:
- mau belajar;
- berani bertanya;
- mencatat instruksi;
- menjaga komunikasi;
- memenuhi tanggung jawab;
- menerima feedback;
- mengakui kesalahan;
- memperbaiki pekerjaan;
- dan terus meningkatkan kemampuan.
Profesionalisme bukan tentang tidak pernah bingung.
Profesionalisme lebih banyak terlihat dari bagaimana kamu bertindak ketika sedang bingung.
Kalau belum tahu, kamu mencari tahu.
Kalau salah, kamu memperbaiki.
Kalau mendapat feedback, kamu belajar.
Kalau mengalami kendala, kamu berkomunikasi.
Dan kalau masih baru, kamu memberi dirimu sendiri waktu untuk beradaptasi.
Jadi, jangan terlalu takut dianggap tidak profesional hanya karena kamu belum menguasai semuanya di pekerjaan pertama.
Kamu adalah fresh graduate. Wajar kalau masih belajar. Yang penting, orang lain bisa melihat bahwa kamu serius untuk berkembang.