Dalam pekerjaan keperawatan, jumlah tenaga yang tersedia sangat berkaitan dengan bagaimana pelayanan sehari-hari dapat berjalan. Ketika jumlah perawat terbatas, ketidakhadiran satu orang saja dapat memberikan dampak pada jadwal seluruh tim.
Perawat yang sakit, izin, mengikuti pelatihan, atau mengambil cuti tetap perlu digantikan agar kebutuhan pelayanan tetap terpenuhi. Akibatnya, perawat lain mungkin harus melakukan backup, bertukar shift, atau mendapatkan perubahan jadwal kerja.
Kondisi inilah yang sering membuat jadwal kerja perawat menjadi lebih sulit diatur.
Jika masalah tersebut terjadi sesekali, mungkin masih dapat ditangani dengan penyesuaian jadwal. Namun, jika setiap kali ada satu orang tidak masuk jadwal langsung berantakan, ada baiknya melihat persoalannya lebih jauh.
Apakah masalahnya hanya karena ada perawat yang tidak masuk, atau jumlah tenaga yang tersedia memang terlalu terbatas?
Pembahasan mengenai kondisi tersebut berkaitan erat dengan jadwal kerja perawat dan bagaimana sistem staffing menghadapi perawat yang cuti atau tidak masuk.
Apa yang Dimaksud dengan Kekurangan Tenaga Perawat?
Kekurangan tenaga perawat dapat dipahami sebagai kondisi ketika jumlah perawat yang tersedia tidak sebanding dengan kebutuhan pelayanan yang harus diberikan.
Kondisinya dapat berbeda di setiap fasilitas kesehatan.
Sebuah klinik mungkin memiliki jumlah tenaga yang cukup pada kondisi normal. Namun, ketika beberapa perawat mengambil cuti atau ada yang sakit, jumlah tenaga yang tersedia dapat berkurang dan mulai memengaruhi jadwal.
Karena itu, masalah staffing tidak selalu berarti jumlah tenaga secara keseluruhan sangat sedikit.
Masalah juga dapat muncul ketika jumlah tenaga yang tersedia tidak memiliki cukup ruang untuk menghadapi ketidakhadiran sementara.
Kenapa Satu Perawat Tidak Masuk Bisa Mengubah Jadwal Satu Tim?
Dalam sistem kerja shift, kebutuhan tenaga pada setiap waktu harus tetap dipenuhi.
Misalnya, sebuah tim memiliki jumlah perawat yang terbatas untuk memenuhi beberapa shift. Ketika satu orang tidak masuk, posisi tersebut harus ditangani dengan cara tertentu.
Pilihan yang mungkin dilakukan antara lain:
- mencari tenaga pengganti;
- meminta perawat lain melakukan backup;
- mengubah pembagian shift;
- melakukan pertukaran jadwal;
- menyesuaikan kebutuhan tenaga pada unit tertentu.
Semakin sedikit tenaga yang tersedia, semakin kecil pula ruang untuk melakukan penyesuaian tanpa memengaruhi jadwal orang lain.
Itulah sebabnya satu orang tidak masuk dapat memberikan dampak yang cukup besar terhadap jadwal kerja perawat.
Apa Dampaknya terhadap Jadwal Kerja Perawat?
Kekurangan tenaga dapat membuat jadwal menjadi lebih sulit dikelola.
Beberapa dampak yang mungkin muncul antara lain:
Tambahan shift
Perawat yang tersedia dapat diminta mengambil shift tambahan untuk menutup kebutuhan.
Perubahan hari libur
Hari libur yang sudah direncanakan dapat berubah karena kebutuhan staffing.
Pertukaran shift lebih sering
Perawat mungkin perlu mencari rekan untuk bertukar jadwal agar kebutuhan shift tetap terpenuhi.
Backup yang berulang
Orang tertentu bisa menjadi lebih sering diminta menggantikan rekan yang tidak masuk.
Jadwal menjadi kurang stabil
Semakin sering terjadi perubahan, semakin sulit bagi perawat untuk merencanakan waktu di luar pekerjaan.
Ketika Backup Menjadi Solusi Utama
Backup memang dapat menjadi salah satu cara untuk mengatasi ketidakhadiran sementara.
Masalah muncul ketika backup menjadi solusi utama setiap kali ada kekurangan tenaga.
Misalnya:
Satu perawat cuti → perawat lain backup.
Kemudian:
Perawat lain sakit → orang yang sama kembali backup.
Lalu:
Ada anggota tim yang izin → orang tersebut lagi yang diminta masuk.
Jika pola seperti ini terus berulang, persoalannya bukan hanya pada orang yang tidak masuk.
Perlu dilihat apakah pembagian tenaga dan jadwal kerja memang sudah cukup untuk menghadapi kondisi tersebut.
Apakah Perawat yang Cuti Menjadi Penyebab Kekurangan Tenaga?
Tidak selalu.
Cuti hanya merupakan salah satu kondisi yang membuat jumlah tenaga yang tersedia pada periode tertentu berkurang.
Jika sebuah tim langsung mengalami masalah besar setiap kali satu orang cuti, bisa jadi sistem staffing memang memiliki ruang cadangan yang sangat terbatas.
Karena itu, penting untuk membedakan antara:
“Ada perawat yang sedang cuti.”
dan
“Jumlah tenaga yang tersedia tidak cukup untuk menghadapi satu orang yang sedang cuti.”
Keduanya adalah persoalan yang berbeda.
Perawat yang cuti bukan otomatis menjadi penyebab utama masalah staffing.
Bagaimana Manajemen Mengantisipasi Kekurangan Tenaga?
Perencanaan staffing tidak hanya dilakukan ketika sudah terjadi kekurangan tenaga.
Beberapa hal yang dapat dipertimbangkan dalam pengelolaan jadwal antara lain:
- memperkirakan kebutuhan tenaga setiap shift;
- mengetahui jadwal cuti dan izin yang sudah direncanakan;
- melihat pola ketidakhadiran;
- menyiapkan mekanisme backup;
- mengatur pembagian shift secara lebih terencana;
- mengevaluasi beban tambahan yang diterima perawat;
- melihat kebutuhan tenaga pada periode dengan aktivitas pelayanan yang lebih tinggi.
Dengan perencanaan tersebut, perubahan jadwal dapat dilakukan dengan lebih terarah.
Bagaimana Jika Jumlah Tenaga Memang Terbatas?
Tidak semua fasilitas kesehatan memiliki kemampuan staffing yang sama.
Klinik dengan jumlah tenaga terbatas mungkin memang harus melakukan penyesuaian ketika ada perawat yang tidak masuk.
Dalam kondisi tersebut, komunikasi menjadi penting.
Perawat dapat menyampaikan jika tambahan shift sudah terlalu sering atau pembagian backup terasa tidak seimbang.
Contohnya:
“Dalam beberapa minggu terakhir saya beberapa kali mendapat tambahan shift karena ada kekurangan tenaga. Apakah pola backup ini bisa dievaluasi agar pembagiannya lebih merata?”
Pernyataan tersebut fokus pada kondisi kerja dan memberikan ruang untuk membahas solusi.
Tanda Jadwal Kerja Mulai Terpengaruh Kekurangan Tenaga
Ada beberapa kondisi yang dapat menjadi perhatian ketika staffing mulai memengaruhi jadwal kerja.
Misalnya:
- perubahan jadwal terjadi berulang kali;
- tambahan shift semakin sering;
- perawat tertentu terus menjadi backup;
- hari libur sering berubah;
- pertukaran shift menjadi semakin sering;
- sulit mendapatkan jadwal yang stabil;
- kebutuhan tenaga pada shift tertentu sering tidak terpenuhi sesuai rencana.
Satu kejadian belum tentu menunjukkan masalah staffing.
Namun, jika pola tersebut berlangsung terus-menerus, evaluasi lebih menyeluruh mungkin diperlukan.
Kekurangan Tenaga Bukan Hanya Masalah Jadwal
Dampak kekurangan tenaga tidak berhenti pada jadwal.
Ketika jumlah tenaga terbatas, pembagian pekerjaan dalam shift juga dapat berubah. Perawat yang masuk mungkin harus menangani kebutuhan pelayanan dengan jumlah anggota tim yang lebih sedikit.
Karena itu, ketika membahas staffing, penting untuk melihat bukan hanya:
“Apakah semua shift sudah terisi?”
Tetapi juga:
“Apakah jumlah tenaga yang tersedia sesuai dengan kebutuhan pelayanan?”
Perbedaan pertanyaan tersebut penting karena shift yang secara administratif sudah “terisi” belum tentu memiliki kondisi kerja yang sama ketika jumlah tenaga lebih sedikit dari kondisi normal.
Apa yang Bisa Dilakukan Perawat?
Perawat tidak selalu dapat menentukan jumlah tenaga dalam satu fasilitas kesehatan. Namun, ada beberapa hal yang dapat dilakukan ketika masalah staffing mulai memengaruhi pekerjaan.
Catat perubahan jadwal
Simpan jadwal dan perubahan yang terjadi agar pola dapat terlihat dengan jelas.
Komunikasikan beban kerja
Jika tambahan shift terjadi berulang kali, sampaikan kondisi tersebut kepada pihak yang mengatur jadwal.
Hindari konflik dengan rekan yang tidak masuk
Perawat yang sakit, izin, atau cuti belum tentu menjadi penyebab utama masalah staffing.
Pahami mekanisme backup
Ketahui bagaimana prosedur penggantian atau pertukaran shift di tempat kerja.
Sampaikan masalah berdasarkan kondisi nyata
Gunakan informasi mengenai jumlah tambahan shift, perubahan jadwal, atau pembagian backup agar pembicaraan lebih objektif.
Ketika Satu Orang Cuti dan Jadwal Langsung Berantakan
Kembali pada masalah yang sering terjadi di lapangan: seorang perawat mengambil cuti, kemudian beberapa rekan harus mengubah jadwal.
Dalam situasi seperti ini, tidak tepat jika persoalan langsung disederhanakan menjadi:
“Dia yang membuat jadwal kami berantakan.”
Namun, juga tidak berarti rekan yang harus melakukan backup tidak boleh mengeluhkan beban kerjanya.
Pertanyaan yang lebih tepat adalah:
Bagaimana sistem jadwal kerja dan staffing mengantisipasi ketidakhadiran satu orang?
Jika jawabannya selalu berupa tambahan shift untuk orang yang sama, berarti ada bagian dari sistem yang perlu dievaluasi.
Kesimpulan
Kekurangan tenaga perawat dapat membuat jadwal kerja menjadi lebih sulit diatur. Ketika satu orang tidak masuk, perawat lain mungkin harus melakukan backup, bertukar shift, atau menerima perubahan jadwal.
Namun, ketidakhadiran seorang perawat tidak otomatis berarti orang tersebut adalah penyebab utama masalah.
Jika satu orang cuti saja dapat membuat jadwal seluruh tim berantakan, kondisi tersebut dapat menjadi alasan untuk melihat kembali staffing, pembagian shift, mekanisme backup, dan cara menyusun jadwal kerja perawat.
Pada akhirnya, tujuan pengaturan tenaga bukan hanya memastikan setiap shift memiliki orang yang masuk, tetapi juga memastikan pembagian pekerjaan dapat dikelola oleh tim secara terencana.
Jadwal yang stabil membutuhkan perencanaan staffing yang baik. Dan ketika kekurangan tenaga terus-menerus membuat jadwal berubah, persoalannya perlu dilihat sebagai masalah sistem kerja, bukan hanya masalah siapa yang sedang tidak masuk.