Saat melamar kerja, pencari kerja tentu perlu memberikan data pribadi. Nama, nomor HP, email, pendidikan, hingga pengalaman kerja merupakan bagian yang biasanya dibutuhkan perusahaan untuk menilai kandidat.
Namun, tidak semua data pribadi harus diberikan sejak awal.
Apalagi jika proses lamaran dilakukan secara online dan formulir meminta banyak informasi sekaligus. Pencari kerja perlu mengetahui data mana yang memang relevan untuk proses seleksi dan data mana yang sebaiknya tidak diberikan sembarangan.
Data yang Umumnya Wajar Diberikan Saat Melamar Kerja
Pada tahap awal, perusahaan biasanya membutuhkan informasi untuk mengenali profil dan kualifikasi pelamar.
Beberapa contoh yang umumnya relevan antara lain:
- nama lengkap;
- nomor telepon;
- alamat email;
- domisili;
- pendidikan;
- pengalaman kerja;
- keterampilan;
- sertifikasi yang relevan;
- CV;
- dan portofolio jika diperlukan.
Untuk tenaga kesehatan, informasi seperti pendidikan profesi, pengalaman praktik atau kerja, serta sertifikasi atau dokumen yang memang berkaitan dengan posisi dapat menjadi bagian dari proses seleksi.
Tetap perhatikan siapa pihak yang meminta data tersebut dan untuk apa data itu digunakan.
Bagaimana dengan NIK?
NIK perlu diperlakukan lebih hati-hati dibandingkan sekadar informasi profil seperti nama atau email.
Bukan berarti NIK tidak pernah boleh diminta dalam proses rekrutmen.
Dalam proses administrasi tertentu, perusahaan memang dapat membutuhkan identitas kandidat.
Namun, sebelum memberikannya, pastikan Anda mengetahui:
Siapa yang meminta?
Apa tujuan penggunaannya?
Apakah pihak tersebut memang perusahaan atau recruiter yang dapat diverifikasi?
UU Pelindungan Data Pribadi mengatur bahwa pemrosesan data pribadi harus dilakukan secara terbatas dan spesifik, sah secara hukum, serta transparan. Pemrosesan juga harus sesuai dengan tujuannya.
Jadi, jangan hanya bertanya apakah NIK boleh diminta.
Pertimbangkan juga mengapa NIK dibutuhkan pada tahap tersebut.
Untuk pembahasan khusus mengenai hal ini, baca Diminta NIK KTP Saat Melamar Kerja Lewat Google Form, Aman atau Tidak?.
Foto KTP Apakah Harus Diberikan?
Foto atau scan KTP merupakan hal yang berbeda dari sekadar mencantumkan informasi profil.
Dokumen identitas memuat berbagai informasi pribadi dalam satu dokumen.
Karena itu, jangan langsung mengirim foto KTP hanya karena formulir lamaran meminta.
Pertimbangkan tahap rekrutmennya.
Jika Anda baru menemukan lowongan dan baru mengisi formulir pendaftaran, Anda dapat menanyakan apakah dokumen tersebut memang diperlukan pada tahap awal.
Jika proses rekrutmen sudah jelas dan perusahaan memiliki kebutuhan administrasi yang dapat dijelaskan, situasinya tentu berbeda.
Intinya bukan “foto KTP selalu dilarang”, melainkan jangan memberikannya kepada pihak yang identitas dan tujuannya tidak jelas.
Kartu Keluarga Sebaiknya Jangan Asal Dikirim
Kartu Keluarga memuat informasi bukan hanya tentang Anda, tetapi juga anggota keluarga lainnya.
Karena itu, permintaan KK pada tahap awal lamaran perlu dipertanyakan tujuannya.
Jika seseorang baru mengirim informasi lowongan kemudian meminta foto KK sebelum proses seleksi yang jelas, jangan merasa wajib langsung mengirimkannya.
Tanyakan terlebih dahulu untuk apa dokumen tersebut diperlukan dan siapa yang akan mengelolanya.
Bagaimana dengan Nomor Rekening?
Nomor rekening dapat memiliki kebutuhan administratif tertentu dalam hubungan kerja, misalnya ketika perusahaan sudah masuk ke tahap pembayaran gaji.
Namun, kebutuhan tersebut tidak berarti pencari kerja harus memberikan data keuangan sejak awal kepada setiap pihak yang mengaku sebagai recruiter.
Jika baru mendaftar lowongan tetapi sudah diminta berbagai informasi rekening atau data keuangan tanpa penjelasan yang masuk akal, sebaiknya berhati-hati.
Terlebih jika permintaan tersebut disertai instruksi untuk melakukan transfer uang.
PIN, Password, dan OTP Bukan Data Lamaran
Ada perbedaan antara data yang diperlukan untuk administrasi dan informasi keamanan akun.
PIN, password, dan kode OTP tidak seharusnya diberikan kepada recruiter untuk proses lamaran kerja.
Jika seseorang meminta kode OTP dengan alasan untuk memverifikasi lamaran atau mengaktifkan proses penerimaan kerja, jangan langsung memberikannya.
Kode tersebut berkaitan dengan keamanan akun atau layanan tertentu.
Jangan Mengirim Semua Dokumen Sekaligus
Kesalahan yang cukup sering terjadi adalah menganggap:
“Daripada bolak-balik, kirim saja semua dokumen.”
Padahal, semakin banyak data yang diberikan, semakin besar pula informasi pribadi yang berpindah kepada pihak lain.
Lebih baik memberikan data sesuai kebutuhan dan tahapan proses rekrutmen.
Jika baru tahap screening CV, berikan informasi yang memang dibutuhkan untuk screening.
Jika sudah masuk tahap administrasi dan perusahaan menjelaskan dokumen yang diperlukan, barulah siapkan dokumen sesuai permintaan yang sah.
Perhatikan Tujuan Pengumpulan Data
Pencari kerja berhak mengetahui informasi mengenai identitas pihak yang meminta data, tujuan penggunaan data, serta dasar kepentingan hukum pemrosesannya.
Karena itu, jika sebuah formulir meminta data yang cukup sensitif tetapi tidak memberikan penjelasan yang masuk akal, Anda boleh mempertanyakan hal tersebut.
Contohnya:
“Data ini digunakan untuk keperluan apa?”
“Apakah data ini wajib untuk tahap pendaftaran?”
“Siapa yang akan mengelola data tersebut?”
Pertanyaan seperti ini bukan berarti Anda mempersulit proses rekrutmen.
Justru menunjukkan bahwa Anda berhati-hati terhadap data pribadi sendiri.
Waspadai Jika Semua Data Diminta Sejak Awal
Ada perbedaan antara formulir lamaran yang meminta data dasar dengan formulir yang sejak awal meminta hampir seluruh identitas Anda.
Misalnya dalam satu formulir Anda diminta:
- NIK;
- foto KTP;
- KK;
- NPWP;
- nomor rekening;
- data keluarga;
- dan berbagai dokumen lainnya,
padahal Anda bahkan belum pernah melakukan interview.
Situasi seperti ini patut diperiksa lebih lanjut.
Bukan berarti semua permintaan tersebut pasti ilegal atau penipuan. Namun, jumlah dan jenis data yang diminta harus masuk akal dibandingkan dengan kebutuhan proses rekrutmen.
Gunakan Prinsip “Secukupnya”
Cara paling sederhana untuk melindungi data pribadi saat mencari kerja adalah menggunakan prinsip:
Berikan data yang diperlukan, kepada pihak yang jelas, untuk tujuan yang jelas.
Tidak perlu paranoid sampai menolak semua permintaan data.
Namun, jangan pula merasa harus memberikan seluruh informasi pribadi hanya karena takut kehilangan kesempatan kerja.
Pencari kerja tetap perlu mempertimbangkan keamanan data sebelum mengirimkannya.
Checklist Sebelum Mengirim Data Pribadi
Sebelum menekan tombol Submit, coba periksa:
1. Siapa yang meminta data?
Pastikan perusahaan atau recruiter dapat diverifikasi.
2. Untuk apa data tersebut digunakan?
Tujuannya sebaiknya dapat dijelaskan secara masuk akal.
3. Apakah data tersebut memang diperlukan sekarang?
Tidak semua dokumen harus diberikan pada tahap awal.
4. Apakah ada data yang terlalu sensitif?
Perhatikan jika formulir meminta KTP, KK, data keuangan, password, PIN, atau OTP.
5. Apakah sumber lowongannya jelas?
Jangan hanya melihat tampilan formulir. Pastikan lowongan dan perusahaan dapat diverifikasi.
Kesimpulan
Saat melamar kerja, memberikan data pribadi memang tidak dapat dihindari.
Namun, bukan berarti semua data harus diberikan sekaligus.
Data dasar seperti nama, kontak, pendidikan, pengalaman, keterampilan, dan CV umumnya memang berkaitan langsung dengan proses seleksi.
Sementara data yang lebih sensitif perlu diberikan dengan pertimbangan lebih matang.
Gunakan prinsip sederhana:
relevan, jelas kebutuhannya, dan diberikan kepada pihak yang dapat dipercaya.
Dengan begitu, Anda tetap bisa aktif mencari kerja tanpa mengabaikan keamanan data pribadi.