Dalam pekerjaan sebagai perawat, tidak masuknya satu orang bisa memengaruhi jadwal satu tim. Apalagi jika jumlah tenaga di klinik atau unit pelayanan memang terbatas. Ketika ada perawat yang mengambil cuti, rekan kerja yang tetap masuk bisa saja harus melakukan backup, bertukar shift, atau menyesuaikan jadwal kerja.
Kondisi tersebut sering menimbulkan dilema. Di satu sisi, perawat membutuhkan waktu untuk cuti. Di sisi lain, rekan kerja yang harus menggantikan bisa merasa keberatan karena jadwal kerja berubah atau beban kerja bertambah.
Masalah seperti ini sebenarnya tidak hanya berkaitan dengan cuti. Hal yang perlu diperhatikan adalah bagaimana jadwal kerja perawat diatur ketika ada rekan yang cuti agar pelayanan tetap berjalan tanpa membuat beban kerja hanya berpindah kepada perawat tertentu.
Kenapa Perawat yang Cuti Membutuhkan Backup?
Sistem kerja perawat umumnya menggunakan pembagian shift untuk memastikan pelayanan tetap berjalan. Ketika satu orang tidak masuk, kebutuhan tenaga pada shift tertentu tetap harus dipenuhi.
Karena itu, ketika seorang perawat mengambil cuti, pihak yang menyusun jadwal perlu melihat kembali kebutuhan tenaga selama periode tersebut.
Beberapa kemungkinan yang dapat dilakukan antara lain:
- mengatur tenaga pengganti;
- menyesuaikan pembagian shift;
- melakukan pertukaran shift;
- membagi kebutuhan backup kepada beberapa perawat;
- menyesuaikan jadwal berdasarkan kebutuhan pelayanan.
Masalah muncul ketika tidak ada perencanaan backup yang jelas. Akibatnya, perawat yang tetap masuk bisa tiba-tiba diminta menggantikan rekan yang cuti.
Apakah Wajar Rekan Kerja Merasa Keberatan?
Ya, merasa keberatan terhadap tambahan beban kerja merupakan hal yang berbeda dengan melarang rekan mengambil cuti.
Misalnya, seorang perawat mendapatkan beberapa tambahan shift karena ada rekan yang tidak masuk. Ia kemudian merasa jadwal kerjanya menjadi terlalu padat.
Yang menjadi persoalan adalah dampak terhadap pekerjaannya.
Keluhan seperti:
“Saya mendapat tambahan shift beberapa kali karena kekurangan tenaga.”
berbeda dengan:
“Dia tidak seharusnya mengambil cuti selama itu.”
Kalimat pertama membahas kondisi kerja. Kalimat kedua lebih berfokus pada keputusan pribadi rekan kerja.
Dalam lingkungan kerja, akan lebih baik jika masalah disampaikan berdasarkan jadwal, beban kerja, dan kebutuhan tenaga, bukan dengan menyalahkan orang yang sedang cuti.
Cuti Rekan Kerja Bukan Berarti Beban Backup Harus Ditanggung Satu Orang
Salah satu masalah yang dapat terjadi dalam sistem kerja dengan jumlah tenaga terbatas adalah backup selalu diberikan kepada orang yang sama.
Misalnya, ketika ada perawat yang tidak masuk, perawat tertentu selalu diminta menggantikan karena dianggap paling mudah dihubungi atau paling sering bersedia.
Jika hanya terjadi sesekali, kondisi tersebut mungkin masih dapat dikelola. Namun, jika terus berulang, pembagian beban kerja dapat menjadi tidak seimbang.
Beberapa tanda yang bisa diperhatikan antara lain:
- perawat tertentu sering mendapat tambahan shift;
- jadwal liburnya sering berubah;
- lebih sering diminta masuk pada hari libur;
- harus berkali-kali bertukar shift;
- mendapatkan beban backup lebih banyak dibanding anggota tim lainnya.
Jika pola seperti ini terus terjadi, masalahnya tidak lagi sekadar karena ada satu perawat yang cuti.
Siapa yang Seharusnya Mengatur Backup?
Pengaturan backup merupakan bagian dari pengelolaan jadwal kerja.
Ketika sudah diketahui ada perawat yang akan cuti, kebutuhan tenaga selama periode tersebut sebaiknya dipertimbangkan sejak awal.
Pihak yang menyusun jadwal dapat melihat:
- berapa jumlah tenaga yang tersedia;
- berapa kebutuhan perawat pada setiap shift;
- siapa yang sedang cuti atau izin;
- apakah ada tenaga pengganti;
- apakah perlu dilakukan pertukaran shift;
- bagaimana pembagian tambahan shift jika memang diperlukan.
Dengan perencanaan tersebut, kebutuhan backup tidak muncul secara mendadak.
Hal ini juga dapat mengurangi situasi ketika perawat baru mengetahui bahwa dirinya harus menggantikan rekan pada saat jadwal sudah berjalan.
Bagaimana Cara Membagi Backup Perawat yang Cuti?
Tidak ada satu pola yang bisa diterapkan pada semua fasilitas kesehatan karena kebutuhan setiap klinik, rumah sakit, maupun unit pelayanan dapat berbeda.
Namun, ada beberapa prinsip yang bisa digunakan dalam menyusun pembagian backup.
1. Lihat kebutuhan setiap shift
Backup sebaiknya disesuaikan dengan kebutuhan pelayanan. Tidak semua shift memiliki beban dan kebutuhan tenaga yang sama.
2. Jangan selalu menunjuk orang yang sama
Jika tambahan shift memang diperlukan, pembagiannya perlu dipertimbangkan agar tidak terus-menerus dibebankan kepada perawat tertentu.
3. Perhatikan jadwal yang sudah dibuat
Perubahan jadwal perlu mempertimbangkan jadwal dinas dan waktu istirahat yang sudah direncanakan.
4. Komunikasikan perubahan sejak awal
Semakin cepat perubahan jadwal diketahui, semakin mudah perawat menyesuaikan diri.
5. Gunakan mekanisme pertukaran shift jika tersedia
Jika tempat kerja memiliki prosedur tukar shift, perawat dapat menggunakannya sesuai aturan yang berlaku.
Bagaimana Jika Jumlah Perawat Memang Tidak Cukup?
Ini merupakan kondisi yang lebih sulit.
Jika jumlah tenaga memang sangat terbatas, cuti satu orang dapat memberikan dampak cukup besar terhadap jadwal kerja perawat lainnya.
Dalam situasi seperti ini, mengandalkan backup dari rekan kerja mungkin menjadi solusi sementara. Namun, jika setiap kali ada perawat cuti selalu terjadi masalah yang sama, perlu dilihat kembali kondisi staffing secara keseluruhan.
Pertanyaannya bukan hanya:
“Siapa yang bisa menggantikan?”
Tetapi juga:
“Apakah jumlah tenaga yang tersedia memang cukup untuk memenuhi kebutuhan setiap shift?”
Jika jawabannya terus-menerus tidak, maka perubahan jadwal saja mungkin tidak cukup untuk menyelesaikan masalah.
Bagaimana Menyampaikan Keberatan karena Harus Backup?
Perawat yang merasa terbebani tetap dapat menyampaikan keberatannya.
Namun, cara menyampaikannya sangat penting.
Daripada mengatakan:
“Kenapa dia cuti lama sekali? Kita yang harus repot.”
lebih baik menjelaskan dampak terhadap pekerjaan:
“Dengan adanya cuti ini, saya mendapat tambahan beberapa shift dan jadwal libur saya ikut berubah. Apakah pembagian backup bisa dievaluasi agar bebannya lebih merata?”
Cara kedua membuat pembicaraan lebih fokus pada solusi.
Atasan atau koordinator juga akan lebih mudah memahami masalah ketika keluhan disampaikan dengan informasi yang jelas mengenai perubahan jadwal dan beban kerja.
Kapan Masalah Backup Perlu Dibicarakan Lebih Serius?
Backup menjadi persoalan yang perlu diperhatikan ketika sudah menjadi pola berulang.
Misalnya:
- setiap ada perawat cuti selalu terjadi kekurangan tenaga;
- perawat yang sama terus mendapat tambahan shift;
- jadwal sering berubah dalam waktu singkat;
- waktu istirahat menjadi sulit dipertahankan;
- konflik antarperawat semakin sering terjadi;
- pelayanan sangat bergantung pada kesediaan beberapa orang untuk mengambil shift tambahan.
Jika kondisi tersebut terus terjadi, evaluasi sebaiknya tidak berhenti pada siapa yang mengambil cuti.
Yang perlu dilihat adalah sistem jadwal kerja dan kebutuhan staffing.
Jangan Jadikan Cuti sebagai Konflik Antarperawat
Cuti dan backup sebenarnya merupakan dua persoalan yang berbeda.
Perawat yang mengambil cuti memiliki kebutuhan untuk tidak masuk kerja selama periode yang telah disetujui. Sementara perawat yang tetap bekerja memiliki kebutuhan agar jadwal dan beban kerjanya tetap dapat dikelola.
Keduanya dapat berjalan bersamaan jika pengaturan tenaga dilakukan dengan baik.
Karena itu, ketika muncul masalah, sebaiknya hindari menjadikan rekan yang sedang cuti sebagai sumber utama konflik.
Fokuskan pembicaraan pada:
- kebutuhan tenaga;
- jadwal shift;
- pembagian backup;
- tambahan beban kerja;
- komunikasi perubahan jadwal.
Dengan pendekatan tersebut, masalah dapat dibicarakan sebagai persoalan pekerjaan, bukan konflik pribadi.
Kesimpulan
Perawat cuti dan rekan kerja yang harus melakukan backup memang dapat menimbulkan situasi yang tidak mudah, terutama ketika jumlah tenaga dalam satu tim terbatas.
Merasa keberatan karena mendapatkan tambahan shift atau mengalami perubahan jadwal adalah hal yang dapat dibicarakan. Namun, keberatan tersebut sebaiknya diarahkan pada beban kerja dan sistem pengaturan jadwal, bukan pada hak rekan untuk mengambil cuti.
Jika setiap kali ada perawat cuti jadwal langsung berantakan, mungkin persoalannya bukan hanya pada cuti tersebut. Sistem staffing, pembagian shift, dan mekanisme backup juga perlu diperhatikan.
Pada akhirnya, perawat yang cuti membutuhkan waktu istirahat, sementara perawat yang tetap bekerja juga membutuhkan jadwal kerja yang terencana dan beban yang dapat dikelola. Keduanya perlu dipertimbangkan dalam penyusunan jadwal kerja perawat.